Wanha WPK /Rajaniemi Ravintolat Oy ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Wanhan WPK:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä

Rajaniemi Ravintolat Oy/Wanha WPK

Y-tunnus 2770599-1.

Koskitie 1

32700 HUITTINEN

Puh. 02-569901,

sposti: myynti@wanhawpk.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on

Anna Rajaniemi

puh.02-569901

sposti: myynti@wanhawpk.fi

3. Rekisterin nimi

Wanhan WPK:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän (Wanha WPK) oikeutettuun etuun käsitellä tietoja tai sopimukseen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.

Oikeutettu etu: Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Wanhaan WPK:hon.

Sopimukseen perustuva käsittely: Rekisterinpitäjä (Wanha WPK) käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytä-, kokous-, juhla- tai muuta tilaisuutta koskevaa varausta tehtäessä tai palveluiden laskutusta varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

-asiakassuhteen hoito, kehittäminen ja ylläpito

-asiakassuhdeviestintä

-asiakkaan tekemien varausten ja palveluiden tilausten käsittely

-palveluiden myynti ja toteutus

-maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely

-rekisterinpitäjän palveluiden markkinointi

-rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen

-asiakkaan mahdollisia erikoisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä (Wanha WPK) käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:

-asiakkaan etu- ja sukunimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite

-asiakkaan henkilötunnus kuluttaja-asiakkaan laskutustilanteissa

-kansalaisuus

-varauksia ja palveluiden tilauksia koskevat tiedot

-asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot ja mahdolliset maksuviivetiedot

-tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista

-asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot koskien varattuja palveluita (mm. esteettömyys, toiveet pöydistä ja kokoustiloista)

-mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

-mahdolliset erikoisruokavaliotiedot.

Rekisterinpitäjä (Wanha WPK) käsittelee yritys- ja yhdistysasiakkaidensa kohdalla seuraavia tietoja:

-yritys- tai yhdistysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

-yrityksen tai yhdistyksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot.

7. Mistä henkilötiedot saadaan

Rekisterissä olevat henkilötiedot saadaan:

-rekisteröidyltä itseltään

-palveluiden käytöstä tai ostosten teosta saatavat tiedot

-kolmansilta tahoilta saatavat tiedot (mm. eri henkilö tekee varauksen palveluista toisen henkilön puolesta tai ilmoittaa seurueensa erikoisruokavaliotietoja toisten puolesta).

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

Yritykset, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, pidetään tietosuoja-asetuksen tarkoittamina käsittelijöinä. Käsittelijänä toimii palveluntarjoaja, joka toimittaa rekisterinpitäjälle asiakasrekisteriohjelmiston ja siihen liittyvät ylläpitopalvelut.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä (Wanha WPK) katsoo asiakkuussuhteen päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 3 vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 3 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja, kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kuin yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi, tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

-Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat mm. rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

-Oikeus tietojen oikaisemiseen:

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rkisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

-Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilan aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin

-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä

-rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)

-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeuden vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

-Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä:

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsitte-

lyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä pe-

rusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen kä-

sittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekiste-

röidyn väliseen sopimukseen.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilö-

kohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perus-

tuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huo-

mattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekiste-

röidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oike-

usvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä

koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa.

Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suora-

markkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoi-

tukseen.

-Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista:

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava

henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden

- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista

- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja

käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puo-

lustamiseksi tai

- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä

(vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.